Ko sem pred leti začel delati v manjšem podjetju, nisem točno vedel, kaj naj pričakujem od sodelovanja z poslovno tajnico. Nisem bil vajen deliti svojih nalog, še manj pa zaupati korespondenco ali urejanje rokov nekomu drugemu. Danes pa si težko predstavljam, kako bi vse teklo brez nje.
Naša poslovna tajnica je več kot le nekdo, ki dviguje telefon in piše e-pošto. Ona je tista, ki skrbi, da vsi sestanki potekajo gladko, da dokumenti pridejo pravočasno na prava mesta in da nihče ne pozabi, kaj vse je bilo dogovorjeno. Je prvi stik s strankami in pogosto prvi vtis, ki ga pustimo navzven in ta je pri njej vedno profesionalen, prijazen in zanesljiv.
Poleg tega zna obvladovati stresne situacije, usklajevati nasprotujoče si urnike in reševati manjše zaplete, še preden kdo sploh opazi, da so se pojavili. Včasih pravim, da je srce pisarne, ker povezuje, pomirja in hkrati drži stvari pod kontrolo.
Poslovna tajnica ni samo funkcija, je vloga, ki zahteva natančnost, občutek za ljudi in veliko mero odgovornosti. In ko najdeš nekoga, ki to delo opravlja s srcem, hitro spoznaš, kako ključna je njena prisotnost za celoten potek dela.
Zame osebno je sodelovanje z njo postalo temelj zaupanja in učinkovitosti. Če bi za vsak projekt znova sestavljal ekipo, bi poslovna tajnica vedno bila med prvimi, ki jih povabim zraven. Ker je več kot podpora. Je osnova, na kateri gradimo vsak delovni dan.
Poleg organizacijskih sposobnosti ima tudi neverjeten občutek za prioritete. Ko se naloge kopičijo in čas pritiska, zna razbrati, kaj mora biti opravljeno najprej in kaj lahko počaka. Velikokrat ujame stvari, ki bi jih sami spregledali. Manjkajoči podpis, napačen datum, spregledan sestanek. Njena prisotnost pomeni, da delamo bolj mirno, z manj stresa in več osredotočenosti. Poslovna tajnica je tisti tihi motor, ki poganja ozadje vsake uspešne ekipe. Pogosto neopaženo, a ključno za uspeh.
